健保組合の個人情報の取り扱いについて

個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」という）は、平成15年5月30日に公布し、一部について同日施行されましたが、「個人情報取扱事業者」の義務や罰則などについては、平成17年４月１日から施行されました。

この法律でいう「個人情報取扱事業者」は、5千人分以上の個人情報を保有している民間企業等のすべてが該当します。健保組合の場合は、レセプト（患者の個人情報が記載された医療費の明細請求書）など重要度の高い医療情報を取り扱っていることから、厚生労働省のガイドラインによって保有する個人情報の人数に関係なく、「個人情報取扱事業者」とまったく同様の義務が課せられることとなりました。

個人情報保護法とは

この法律の大きな特徴は、「個人情報が漏えいしないように守る」、「自己情報コントロール権を本人が有する」――の２点であります。前者の考えは、これまでの守秘義務であり当然としても、後者の“自己情報コントロール権”については欧米先進国では浸透していることですが、日本ではなじみの少ない考えであるかと思います。

この法律が施行されたことによって、今後は個人情報の記載されている加入者本人がコントロール権を有することとなります。加入者が自己情報をコントロールできるようにするためには、加入者に対し透明化をはかることが必要となり、そのために個人情報の利用目的等について公表するなどの取り扱いが、健保組合にも義務づけられることとなりました。

また、同様の趣旨から、健保組合が保有する加入者の個人データについては、第三者に提供する場合、原則として本人の同意が必要となります。第三者とは、本人（法人）以外の者であり、夫婦、親子、兄弟であっても本人以外は第三者となります。健保組合にとっては、事業主（母体企業）も第三者になります。

ただし、第三者への個人データの提供について、法律ではいくつかの同意不要事項や第三者提供に該当しない事項についても触れています。同意不要事項としては、①法令に基づく場合②人の生命、身体または財産の保護に必要な場合③公衆衛生・児童の健全育成に特に必要な場合④国等に協力する場合――の４点であります。また、第三者提供に該当しない事項としては、①委託先への提供②合併等に伴う提供③グループによる共同利用――の３点があります。

健保組合の業務は、健康保険法の趣旨にのっとって行うものであり、ほとんどの基本的業務処理は健康保険法令に基づいており、加入者の同意を要しません。また、健保組合の多くの業務処理はコンピューターによって行っているため、外部業者に業務処理を委託しております。さらに、共同利用による事業もあり、結果として加入者の同意なく行う個人データの提供が数多くなっています。

この法律の施行後は、健保組合として、前述の除外事項等を除く、個人データの第三者提供に当たる事項については、加入者の同意を得るとともに、個人情報の利用目的について公表しなければなりません。それと同時に、加入者の個人データについて、開示、訂正、追加または削除、利用停止または消去する権利が加入者本人にあることとなります。

しかし、健保組合が保有する加入者の個人データは、健康保険法に基づく届出等により保有するものが大半であり、健康保険法では任意継続被保険者を除き、事業所ごとの強制加入となっており、原則として加入者の申し出で削除や消去はできません。訂正、追加につきましては、これまで同様に「～変更（訂正）届」を提出していただくこととなります。残る権利として、個人データの利用停止がありますが、仮に、個人情報の利用停止を申し出られても、多くの場合、結果として給付が受けられなくなったり、健診が受けられなくなったり、他の保健事業についても加入者の受益が損なわれるおそれがあります。

したがって、実際問題としては、健保組合が行う業務については、開示、訂正、一部の利用停止についての権利を加入者が有することとなります。

なお、個人情報保護に関するご質問や問い合わせにつきましては、当健保組合の相談窓口までご連絡ください。

個人情報保護への取り組みならびに個人情報保護に関する基本方針について

個人情報保護への取り組みについて

当組合では、個人情報の保護について次のような考えのもと、取り組みをすすめていくことをお知らせいたします。

健保組合は、健康保険法が定める目的「労働者の業務外の事由による疾病、負傷もしくは死亡または出産およびその被扶養者の疾病、負傷、死亡または出産に関して保険給付を行い、もって国民の生活の安定と福祉の向上に寄与することを目的とする」に沿って事業を行っています。また、健康保険法では、「保険者は、健康教育、健康相談、健康診査その他の被保険者およびその被扶養者の健康の保持増進のために必要な事業を行うよう努めなければならない」とも規定されております。

このように当組合は、被保険者やその家族（以下「加入者」という）の病気やケガの治療費をみるだけでなく、お産や死亡したときの費用も補助し、病気やケガ、出産のため一時的に収入がなくなった場合には生活費への補助をします。さらに、加入者の健康の保持増進のために健康教育、健康相談、健康診査など必要な事業も行っております。

加入者の個人情報は、当組合が以上のような事業を行い、加入者に対しサービスを提供していくためにはなくてはならないものであり、その情報を安全に保管し、取り扱うことを最大の課題と認識し、事業活動に関わる全役職員および関係者に徹底していきます。また、当組合では、次に掲げた事項を常に念頭に置き、加入者などの個人情報保護に万全を尽くすことに努めていきます。

個人情報保護に関する基本方針（プライバシーポリシー）

当組合は、加入者の氏名、住所、性別、生年月日、電話番号などのほか、適用関係情報（資格の得喪、標準報酬情報等）、現金給付関係情報（埋葬・分娩、出産･傷病手当金、一部負担還元金・付加給付を含む）、レセプト関係情報（医療費、受診・治療情報等）、健康診査関係情報（健診データ等）、健康管理に関する情報（保健施設利用情報、組合行事関連情報）などの個人情報（特定の個人を識別できる情報）について、次の方針で取り扱います。

• 個人情報に関する当組合の「個人情報管理規程」を制定するとともに、個人情報保護法および関係する法令等を遵守します。
• 当組合は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、自己の個人情報に対する問い合わせならびに開示、訂正、削除を求められたときは、健康保険法等の法令ならびに個人情報保護管理規程等に従い、対応いたします。
• 次のような適正な管理を行うことで、常に個人情報の保護に努めます。
  • 個人情報保護管理責任者の選任による責任の所在の明確化
  • 個人情報の漏えい、破壊、紛失、改ざん、誤用等を防止するための厳重なセキュリティー対策の実施
  • 安全な環境下で管理するための個人情報データベースへのアクセス制限の実施
  • 個人情報の保護についての職員教育の徹底
• 当組合は、個人情報の収集にあたり、健康保険法等の法令で収集が義務付けられている場合を除き、加入者に対し収集目的を明らかにし、収集した個人情報は、利用目的の範囲のみで使用し、利用目的を遂行するために業務を委託する場合を除き、第三者に提供はいたしません。
• 利用目的遂行のために業務を委託する場合、個人情報の取り扱いに関する委託先の適正な管理および監督を行います。
• 当組合は、当組合の個人情報データベースに保管されている加入者の個人情報をできる限り正確、完全、最新に保つために、加入者からの請求により、速やかに訂正等を行います。
• 個人情報の取り扱いおよび管理についてのお問い合わせは、下記記載の当組合窓口で受け付けます。
  窓口　　日本工営健康保険組合　TEL　03－3238－8057
  受付時間　　10：00～11：50、12：50～17：30
  （土曜、日曜、祝日、年末年始を除く）
• 本基本方針および個人情報保護管理規程等は、法令等の制定改廃や情勢の変化により、適宜変更します。

「個人情報保護に関する法律（平成15年5月30日法律第57号）」に関して事前の同意をいただくべき事項について

当組合においては、以下の事項について、従来どおりの取り扱いにさせていただくこととしましたが、これらの事項はいずれも第三者提供に該当するため、本人の同意が必要となります。

なお、加入者本人にとって利益となるもの、または事業者側の負担が膨大である上、明示的な同意を得ることが必ずしも本人にとって合理的であるとはいえないものについては、厚生労働省のガイドラインによって包括的な同意でよいこととなっています。

したがって、当組合では、次の事項について、包括的な同意とさせていただきますので、同意されない方につきましては、当組合の個人情報相談窓口（TEL　03－3238－8057）までご連絡ください。

• 高額療養費（高額な医療費が発生した場合の医療費の還付金）を本人の申請に基づかずに事業主経由で支給すること。
• 付加給付（医療費等負担額の上乗せ給付金）を本人の申請に基づかずに事業主経由で行うこと。
• 出産育児一時金など現金による給付を事業主経由で支給すること。
• 医療費通知（患者名、診療月、医療費等の受診通知）を世帯単位でまとめて行うこと。

なお、4.の医療費通知につきましては、加入者本人だけでなく、家族の方の同意も要する事項となりますので、家族の方で同意されない方につきましても、当組合の個人情報相談窓口までご連絡ください。

日本工営健康保険組合が保有する個人情報の利用目的の公表について

日本工営健康保険組合（以下「当組合」という）におきましては、被保険者やその家族（以下「加入者」という）からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等を受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書（以下「レセプト」という）」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、次のような健康保険事業に活用いたします。

当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。

しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当するため、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。

したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や活用方法について、次のように公表いたします。

１．適用関係の各種届出などについては、次のように組合業務に活用します。

• 当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被保険者資格喪失届」、「被扶養者（異動）届」の記載事項（保険証の記号・番号、氏名、生年月日、性別、住所、年金基礎番号、報酬月額等）を中心に入力処理することによって、加入者台帳など「マスターデータベース（以下「マスター」という）」を作成し、当組合の業務処理コンピューターにデータを収納の上、健康保険業務全般に活用します。
• 「被扶養者（異動）届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
• 「被保険者資格取得届」、「被扶養者（異動）届」のチェック作業が終了した後、「健康保険被保険者証」の発行を行います。
• 「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
• 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更（訂正）届出により、データの変更等を行います。
• 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等に利用します。
• 「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することがあります。
• 医療機関や他の保険者（市区町村、社会保険事務所を含む）から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号・番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
• 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号・番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
• 「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料（調整保険料、介護保険料を含む）の徴収を行います。
• 「マスター」作成および入力処理の一部、被保険者証の発行、保険料納入告知書等の作成を健康保険業務システム業者に委託しています。
• 健診受診申し込み者について、「マスター」の保険証の記号・番号、氏名、生年月日、性別、住所データを契約健診機関および同機関提携健診機関に渡し、健診結果の送付に利用します。
• 当組合機関誌を被保険者に配布するため、氏名、住所データを業者に渡し、各家庭に送付します。
• 常備薬の配布について、社員番号、氏名を家庭用常備薬斡旋業者に渡し、常備薬配布に利用します。

２．現金給付等の給付関係申請書類については、次のように組合業務に活用します。

• 業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックした上、適正な給付決定処理を行います。
• 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
• 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号・番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
• 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
• 傷病手当金および出産手当金の請求者について、医療機関ならびに事業所の証明を付した申請書を用いて確認し、給付の決定を行います。
• 柔整療養費支給申請書を審査し、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
• 診断書を付した申請書を審査し、埋葬料、家族埋葬料の支給決定を行います。

３．レセプトについては、健康保険業務システム業者にパンチ入力を委託し、本体部分はイメージスキャナーにて読み取りをさせ、データベース化したものを当組合の業務処理コンピューターに収納し、健康保険業務に活用します。

• レセプトデータの内容審査を委託し、請求内容に疑義があるものについては、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査依頼します。
• 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に返戻するため、医療機関に組合名、保険証の記号・番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
• 高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号・番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
• レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に活用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
• レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付（一部負担還元金、合算高額療養付加金、家族療養付加金）の支給決定を行います。
• 開示請求の際にレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
• レセプトデータを基に、健康保険業務システム業者に委託し、医療費通知を加入者に通知します。
• 交通事故等第三者の行為によって医療機関にかかり、健康保険証を用いて診療を行われた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費証明として提出します。
• 海外で医療を受けられた方の医療費明細書等を日本語に翻訳するため、外部翻訳業者に委託します。
• レセプトデータの有無を基に、無受診者を抽出し、健康者表彰を行います。賞品等は、事業所を通じて被保険者に渡します。
• 健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・共同事業一課に送付し、医療費の助成を受けます。
• 複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上、教材として用います。

４．健康診断については、健診受託業者に業務委託して実施します。

• 結果数値については、受診者に通知するとともに、その数値データを健診受託業者から受け取り、当組合の業務処理コンピューターに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
• 当組合は、事業主との共同事業として、健康診断を実施しており、被保険者の健診結果数値については、原則としてすべて事業主にも連絡し、双方でそのデータを保有した上、被保険者（従業員）の健康管理に役立てていくこととしております。
• 健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。

５．役職員人事関係データおよび組合会議員名簿、事業所担当者名簿について

• 組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
• 役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
• 人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動などの際に用います。
• 組合会議員名簿・理事名簿は、組合会・理事会の開催時等の連絡に用います。
• 事業所担当者名簿については、事業所担当者説明会や健康管理推進委員会、その他個別の業務連絡などに用います。

当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。

• 各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規程保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
  また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。
• 規程の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、委託業者に委託し、溶解処理を行います。
  また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄またはリース返却します。

個人情報の共同利用について

当組合は、その保有する個人情報について、次のとおり共同で利用するのでお知らせいたします。

個人情報保護法においては、個人情報を第三者に提供する場合、原則として本人の同意が必要となります。ただし、①委託先への提供②合併等に伴う提供③グループによる共同利用――については、法律上、第三者提供に当たらないこととなっています。

当組合では、健康診査事業および保険給付の支給の一部について、日本工営株式会社ならびに次に記載する事業所と共同実施し、データを共同利用しております。

したがって、法律で求められている①共同利用する旨②共同利用する個人データ項目③共同利用する者の範囲④共同利用する者の利用目的⑤個人データ管理責任者名もしくは名称――について、次のように公表いたします。

1．共同利用する個人情報の項目

• 生活習慣病予防健診、人間ドック、脳ドック、家族健診、婦人科健診、肺がん健診の受診者に係る
  氏名、生年月日、住所、電話番号、事業所名、被保険者番号、健診未実施項目、健診種目名、健診受診日、健診実施機関名、健診実施機関所在地、相談･指導内容、所見
• 保険給付（一部負担還元金、家族療養付加金、高額療養費、本人･家族訪問看護療養付加金等）の支給に係る
  氏名、事業所名、被保険者番号、給付種別
• 適用に係る
  氏名、事業所名、被保険者番号
• 医療費通知の送付に係る
  氏名、事業所名、被保険者番号

2．共同利用者

3．個人情報を共同利用する者の利用目的について

• 日本工営株式会社ならびに前記の事業所においては、労働安全衛生法の目的に沿って、職場における労働者の安全と健康を確保するとともに、快適な職場環境の形成を促進します。また、職場だけでなく、労働者が健康な日常生活を送れるように、当組合とともに、健康の保持・増進に努めます。
  具体的健診データの利用は、日本工営株式会社総務部にデータ保存し、当社産業医の判定と指示にしたがって、健康相談、健康指導を実施します。
• 当組合においては、健康保険法第150条の趣旨に則り、日本工営株式会社総務部とともに、被保険者の健康の保持・増進に努めます。
  具体的健診データの利用は、当組合にデータ保存し、事業主の産業医および健保の保健師による健康相談、健康指導を実施します。